Skip to main content

ANEKA KONDISI DALAM MEMFASILITASI PELATIHAN

Bahkan dalam keadaan yang terbaik sekalipun, masalah-masalah tertentu dapat timbul. Sebagai fasilitator, jika anda menyadari masalah yang timbul dan sudah siap menghadapinya, biasanya anda akan dapat mencegahnya agar tidak terjadi di dalam sesi. Ada banyak hal yang dapat dilakukan jika anda mengetahui adanya masalah. 

Pertama, tidak berbuat apa-apa. Tidak selalu memungkinkan atau perlu bagi fasilitator untuk mengobati setiap penyakit ringan yang diderita dalam proses pelatihan. Anda dapat memutuskan apakah suatu masalah tertentu serius atau tidak dan jika dibiarkan akan hilang sendiri atau harus ditanggulangi oleh peserta pelatihan. Namun, jika anda menilai bahwa sebuah keadaan mengancam, maka anda dapat memutuskan untuk mengambil beberapa tindakan. Dengan bijaksana menanggulangi masalah itu sendiri kadang-kadang adalah jawaban yang tepat.

Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara :
  • Mengajak individu-individu yang terkait untuk diskusi pribadi,
  • Mengubah gaya fasilitasi anda, atau
  • Mengubah agendanya.
  • Pada kesempatan lain, mungkin paling baik adalah melibatkan seluruh peserta pelatihan untuk menanggulangi masalah bersama-sama.
Seringkali anda dapat membuat mereka melakukannya dengan menjelaskan bagaimana anda menanggulangi situasi ini dan / atau meminta anggota lain menjelaskan persepsi mereka. Jika tidak seorangpun yang memberikan pemecahan, anda dapat meminta saran-saran dari mereka, atau anda mengajukan saran-saran anda. Kadang-kadang membuat peserta menyadari suatu masalah (misalnya diskusi yang keluar jalur) sudah cukup untuk membuat masalah terkontrol. Jangan membiarkan masalah-masalah tersebut membuat anda takut. Sangat jarang sebuah pelatihan dapat berlangsung dengan sangat sempurna, disamping itu, masalah tidak selalu merupakan indikator fasilitasi yang buruk dari pihak anda. Tugas fasilitator adalah untuk berhati-hati menghadapi masalah dan membantu peserta mengontrolnya. Di bawah ini adalah beberapa uraian tentang kesulitan-kesulitan klasik dan beberapa saran cara menanggulanginya.

Peserta Tidak Berpartisipasi atau Tampak Bosan

Situasi pertama:


Satu atau dua orang (sebuah kelompok kecil) sudah nyata tidak bersemangat dalam diskusi, karena bosan, walaupun secara umum, kelompoknya berfungsi dengan baik.
  • Cobalah tetapkan sendiri, apakah sikap ini mengganggu kelompoknya. (Apakah sikapnya diam-diam atau secara terbuka mengganggu yang lain?) Jika sikap ini merusak suasana pelatihan, mungkin hal ini mengindikasikan suatu perasaan ketidakpuasan yang tidak dapat diungkapkannya secara lisan. Salah satu cara menangani hal ini adalah dengan menanyakan pada yang bersangkutan apakah ada pendapat yang ingin disampaikannya. Dengan cara ini anda memberi kesempatan kepadanya untuk mengungkapkan kritikan yang berkaitan dengan sikapnya itu, dan memberikan kesempatan bagi peserta untuk menangani masalahnya. Cara ini berpotensi untuk menimbulkan bahaya. Pertama, orang tersebut mungkin merasa terancam sendiri, walaupun sikapnyalah yang menarik perhatian. Bahaya lainnya adalah bahwa peserta yang lain dapat menjadi terpaku hanya mendiskusikan kebutuhan atau masalah satu orang, yang mungkin tidak ada hubungannya dengan tujuan pertemuan. Anda harus berusaha membaca situasi sebelum memutuskan apakah masalah ini harus ditangani secara terbuka oleh peserta.
  • Jika tidak timbul gangguan, dan jika semua usaha sudah dilakukan untuk mengikutkan yang bersangkutan di dalam kegiatan kelompok, ternyata tidak efektif, maka biasanya paling baik menunggu sampai jam istirahat dan menanyakan kepada yang bersangkutan secara pribadi apakah ia bosan atau tidak puas dengan pertemuan ini. Usahakan melakukan hal ini secara baik-baik, bersahabat, bersikap prihatin, bukan seperti guru yang memanggil murid yang bersalah pada akhir sebuah mata pelajaran. Cara ini biasanya (walaupun tidak selamanya) kurang mengancam dan lebih cenderung mengungkapkan jawaban yang jujur. Hal ini dapat pula menghindarkan terbuangnya waktu dengan percuma di dalam suatu sesi pelatihan. Biasanya jawabannya sederhana saja, "Saya kurang siap untuk mengikuti pertemuan hari ini. Ada banyak hal yang sedang saya pikirkan". Anda harus menghargai jawaban semacam ini. Bukanlah tugas fasilitator untuk memaksakan setiap orang agar tertarik dan aktif di dalam pelatihan jika ada faktor-faktor luar yang menghalanginya. Namun, jika masalahnya berkaitan dengan tujuan atau proses pelatihan, maka fasilitator dapat membahasnya bersama peserta lainnya (mungkin dengan mendorong yang bersangkutan untuk mengungkapkan masalahnya).

Situasi Kedua: Seluruh peserta, atau sejumlah besar peserta pelatihan, bosan atau tidak bersedia untuk berpartisipasi.
  • Coba tinjau kembali tujuan dan harapan pelatihan yang ditetapkan pada awal pelatihan atau awal sesi. Mungkin mereka merasa bahwa apa yang sedang terjadi tidak relevan dengan apa yang mereka prihatinkan.
  • Kelanjutan diskusi menjadi terlalu abstrak. Mungkin ini saatnya untuk melakukan suatu latihan khusus atau permainan peran yang akan membawa kelompok kembali ke rel dan mendorong beberapa pengungkapan atau partisipasi.
  • Peserta mungkin merasa bahwa sesi tersebut mengambang, bahwa tidak ada gerakan yang nyata menuju ke tujuan pelatihan. Penting untuk memberikan suatu bentuk struktur. Inilah saat ini dimana agenda atau jadwal tidak harus mengikat. Anda harus sering-sering merujuk pada hal ini selama pelatihan baik sebagai cara untuk mengingatkan peserta pelatihan tentang kemajuan yang dicapai dan sebagai cara untuk memberikan kelonggaran dalam mengubah jadwal jika perasaan sudah berubah.
  • Mungkin saatnya untuk istirahat. Perhatian peserta hanya dapat diharapkan selama dua jam, paling tinggi. Jika orang lelah, lapar, atau secara fisik kurang enak duduk terlalu lama, maka partisipasi akan menurun dengan cepat.
  • Memasukkan humor atau sesuatu yang tidak disangka-sangka ke dalam diskusi adalah cara yang bersifat sementara untuk menarik perhatian peserta pelatihan. Gunakanlah untuk menarik perhatian tentang apa saja yang anda duga sebagai masalah yang akan timbul.
  • Fasilitator mungkin berada pada level pembahasan yang terlalu kompleks atau terlalu sederhana.
  • Peserta mungkin takut atau terintimidasi oleh fasilitator atau orang lain di dalam pelatihan (misalnya orang yang bersifat dominan).

Mengajukan pertanyaan kepada seluruh peserta dalam kasus yang pertama, atau meminta orang lain untuk memberikan tanggapan pada kasus yang kedua, dapat menanggulangi hambatan dan melancarkan kembali diskusi. Anda harus hati-hati untuk tidak menanggapi semua yang diungkapkan, atau membiarkan satu orang lain untuk melakukannya.
Orang / Peserta Menyerang Fasilitator
  • Jika fasilitator belum meletakkan dirinya sebagai "Pemandu dan Penggerak Proses Interaksi Belajar" pada awal pelatihan, dan fasilitator sudah memperjelas bahwa seluruh peserta pelatihan memikul tanggung jawab atas apapun yang terjadi, maka tidak mungkin ada upaya peserta untuk "mengalahkan atau menyerang" fasilitator. Dengan memperjelas peran fasilitator sejak awal pelatihan, maka hal ini akan memberikan suatu awal yang dapat dipergunakan sebagai rujukan kembali jika peserta lupa mengapa mereka berkumpul.
  • Namun demikian, peserta pelatihan dapat saja menyerang fasilitator karena berbagai alasan, yang paling umum adalah menjadikan fasilitator sebagai kambing hitam bagi kegagalan. Ini adalah situasi yang potensil konstruktif, sehingga tidak perlu mengadakan pembelaan atau mempertahankan diri pertahanan. Langkah yang dapat ditempuh antara lain adalah:
    • Biarkan peserta mengungkapkan rasa frustrasi mereka,
    • Berikan dorongan, tetapi usahakan untuk mengarahkan agar komentar mereka tidak menyerang pribadi dan masalah tertentu.
    • Pandulah diskusi untuk mencari cara-cara pemecahannya setelah semua ketidakpuasan sudah diungkapkan dan emosi sudah reda.
  • Dengarkan berbagai kritikan tentang cara fasilitator memfasilitasi atau memandu dan ingatlah selalu untuk mempertimbangkannya di kemudian hari. Fasilitator tidak diciptakan untuk menjadi sempurna - nyatanya, kita semua belajar dari kesalahan. Umpan balik langsung terhadap peranan anda tidak selalu mudah diperoleh, tetapi sangat berharga.
Misalnya satu orang menyerang Anda dengan amarah, mengatakan bahwa anda sebagai pelatih membuat pertemuan ini tidak menarik. Peserta lain dalam pelatihan itu juga setuju, mengarahkan kejengkelan mereka pada pelatih secara pribadi. Dengarkan mereka sampai selesai. Kemudian, daripada membela diri atau menjelaskan setiap tindakan, lebih baik memperhatikan rasa frustasi yang Anda rasakan sendiri dalam pelatihan tersebut. Ungkapkanlah ini, dan diskusikan dengan kelompok bagaimana masalh ini dapat dihindari, bukan hanya dalam hal apa yang seharusnya dapat Anda lakukan, tetapi juga apa yang sudah dilakukan oleh kelompok secara keseluruhan. Usahakan menunjukkan bahwa setiap orang ikut bertanggung jawab untuk memberikan saran dan pemecahan masalah kelompok secara umum, dan bahwa Anda dapat membantu proses ini hanya bila semua yang lain bersedia ikut membantu dan bekerjasama.
Tidak tersedia Cukup Waktu Untuk Menyelesaikan Semua yang Sudah Direncanakan
Ini merupakan masalah paling umum yang cenderung akan anda hadapi. Ingat bahwa ketika anda merencanakan agenda anda, lebih mudah untuk mengestimasi lebih rendah waktu yang dibutuhkan oleh sebuah sesi daripada mengestimasinya lebih tinggi. Berikan kelonggaran untuk hal ini dengan menyediakan batasan waktu di dalam rencana anda. Pertimbangkan pula bahwa mungkin orang terlambat memulai, bahwa mereka mungkin menggunakan waktu untuk "mengobrol" dahulu dengan peserta lain sebelum mereka mau mulai pembahasan secara serius, dan bahwa beberapa orang ingin memperpanjang waktu istirahat di luar jadwal yang sudah ditetapkan.
  • Jika agenda anda tidak dapat diselesaikan sesuai waktu yang tersedia bagi anda, biarkan peserta menentukan batas waktu untuk setiap bagian (atau estimasikan sendiri jika anda merencanakan adanya latihan lain, dan sebagainya).
  • Mintalah seorang peserta dalam pelatihan tersebut untuk menjadi penjaga waktu. Anda dapat juga terlibat dengan mengingat sendiri batas waktu anda.
  • Menyusun prioritas pokok-pokok pembahasan dalam agenda akan membantu, bahaslah yang paling penting lebih dahulu. Hal ini membuat pokok-pokok bahasan selanjutnya menjadi lebih mudah dilakukan.
  • Ingatkan peserta pelatihan jika batas waktu anda sudah mendekat atau melebihi. Jika peserta ingin melanjutkan suatu pembahasan tertentu, dan ini berarti pokok bahasan lain mungkin tergeser atau tidak dapat dilakukan, buatlah peserta menyadarinya, sehingga mereka dapat memutuskan apa yang harus dilakukan.
  • Jika di tengah-tengah pertemuan, disadari bahwa waktunya terlalu singkat, diskusikan dengan peserta pelatihan alternatif-alternatif apa yang akan diambil, misalnya memperpanjang waktu pertemuan, menyusun kembali jadwal, dan lain-lain.
Kelebihan Waktu Dari yang Direncanakan
  • Tidak ada salahnya menutup rapat lebih awal daripada rencana. Orang biasanya lebih menyukai keadaan ini daripada waktunya lewat.
  • Tidak usah mengisi waktu yang sisa ini dengan sesuatu yang kurang berguna (misalnya diskusinya diperpanjang, latihan-latihan yang tidak perlu, dan lain-lain).
  • Jika ada yang sesuatu yang berharga untuk dilakukan baik atas saran anda maupun saran atau usulan peserta pelatihan, lakukanlah.
  • Selalu ada baiknya untuk mempersiapkan materi ekstra untuk digunakan jika ada kelebihan waktu, atau jika dibutuhkan penggantian materi.

Terjadi Perdebatan Antar Peserta

Ini adalah situasi yang sulit ditangani, tetapi hal terpenting yang harus dilakukan adalah dengan menjauhkan pembahasan yang bersifat pribadi tetapi pada masalah yang nyata. Coba ungkapkan komentar-komentas peserta ke dalam bentuk pertanyaan umum yang dilontarkan kepada peserta. Paling baik jika perdebatan antara dua orang dihentikan dan menarik orang lain yang netral untuk ikut serta dalam pembahasan. Beberapa pendekatan yang harus anda ambil adalah :
  • Minta peserta pelatihan untuk memberikan pendapatnya tentang perdebatan tersebut.
  • Nyatakan kembali hal yang sedang dibahas dengan harapan memperjelasnya dan memberikan sedikit keleluasaan di dalam diskusi yang sedang berjalan cepat.
  • Fokuskan pertanyaan pada salah satu pihak yang terlibat, tanyakan alasan-alasan yang lebih spesifik tentang suatu pendapat khusus
  • Kadang-kadang kesalahpahaman merupakan dasar terjadinya perdebatan, dan dengan menyatakan pendapat lawan, serta memberi kesempatan kepada lawan untuk mengoreksi kesalahan persepsi, kesalahpahaman ini dapat dihapuskan.
Saran-saran tersebut di atas mempunyai keuntungan untuk menghentikan perdebatan tanpa mengalihkan inti ketidaksepakatan yang ada. Hal ini lebih disukai karena peserta pelatihan yang lain mungkin ingin mengetahui apa yang sedang terjadi, tetapi tidak dapat ikut terlibat dalam diskusi. Oleh karena itu yang terbaik adalah menangani ketidaksepakatan secara terbuka daripada secara arbitrari menyingkirkannya jauh-jauh (dengan asumsi bahwa hal ini tidak menyita waktu yang ternyata hanya menguntungkan beberapa orang).

Ketidaksepakatan yang tidak terpecahkan menimbulkan frustrasi dan cenderung akan muncul kembali dalam bentuk yang lebih fatal. Namun perdebatan serius yang akhirnya terpecahkan, kadang-kadang membuat seluruh peserta pelatihan maju terus secara signifikan.
Pengaturan cara duduk dapat memberikan pengaruh yang berarti dalam situasi seperti ini. Pengaturan yang paling baik adalah dengan menempatkan kedua orang yang saling berlawanan duduk berdampingan dan fasilitator di depan mereka. Hal ini sulit dicapai, tetapi dapat terjadi setelah istirahat pada saat mana orang-orang kembali duduk bukan di tempat sebelumnya (ini salah satu keuntungan dari pengaturan duduk secara informal pada semua sesi).

Pada umumnya paling baik bagi fasilitator untuk menghindari duduk di samping salah satu antagonis, atau dengan siapapun yang mungkin berinteraksi keras dengan anda.
Seringkali, ada satu orang dalam pelatihan yang terlalu argumentatif, mengambil hal-hal kecil dalam diskusi sebagai kesempatan untuk menantang orang lain atau memperdebatkannya sampai berlarut-larut. Keadaan ini dengan mudah dapat kita lihat mengganggu peserta-peserta lain yang ingin meneruskan diskusi ke hal-hal lain. Jadi, jika ada seorang peserta yang berulang-ulang menunjukkan sikap seperti ini, tanyakan kepada peserta lain apakah mereka ingin melanjutkan perdebatan atau melangkah ke pokok pembahasan lain. Menghentikan orang tersebut langsung oleh anda sendiri mungkin akan lebih efisien, tetapi jika dilakukan berkali-kali dapat membuat orang tersebut melawan anda. Dengan mendorong anggota lain menyatakan keinginan mereka, anda dapat membuat peserta memperkuat kontrolnya.


Peserta Tidak Cukup atau Terlalu Banyak

Kondisi ini sangat jarang ditemui, tidak berarti tidak ada, karena pelatihan telah direncanakan dengan jumlah peserta yang sudah dapat dipastikan jumlahnya. Dengan demikian, maka tidak perlu dikhawatirkan. Namun demikian, berdasarkan pengalaman selama ini jumlah yang ideal untuk pelatihan partisipatif adalah 20-25 orang.
  • Ukuran "terlalu banyak" atau "terlalu sedikit" merupakan ukuran yang bersifat relatif untuk suatu situasi khusus. Jika besarnya peserta pelatihan lebih dari 25 orang, biasanya sulit melakukan diskusi dimana setiap orang dapat berpartisipasi dengan baik. Makin besar jumlah peserta makin mengurangi intensitas komunikasi. Latihan juga agak sulit digunakan di dalam kelompok sebesar ini.
  • Fasilitator harus menyiapkan kemungkinan jumlah peserta yang lebih besar dan lebih kecil daripada yang anda antisipasi dengan memilih kegiatan-kegiatan yang dapat dimodifikasi sesuai dengan besarnya peserta, atau dengan mempersiapkan kegiatan-kegiatan alternatif di benak anda. Ketika anda menyusun agenda, sediakan peluang terjadinya fleksibilitas dalam waktu diskusi, terutama jika ada keraguan tentang besarnya jumlah peserta.
  • Jika jumlah peserta terlalu banyak atau terlalu besar (atau nampak jelas perbedaan minat peserta pelatihan) anda dapat memutuskan untuk membagi peserta menjadi kelompok-kelompok diskusi yang lebih kecil. Dalam hal ini sangat tepat bila diskusi dipandu oleh dua orang fasilitator. Jika anda melakukan fasilitasi sendirian, anda dapat berkeliling dari satu kelompok ke kelompok lain, atau meminta kesediaan salah seorang anggota kelompok untuk membantu memfasilitasi kelompok yang lebih kecil.
  • Jika jumlah peserta ternyata lebih kecil daripada yang anda antisipasi, pengaruhnya lebih pada segi psikologis daripada merupakan gangguan yang nyata. Sebuah kelompok yang kecil dapat melakukan diskusi sama baiknya dengan kelompok yang lebih besar. Tetapi jika mereka yang datang menunjukkan kekecewaan karena sedikitnya orang yang muncul, ada beberapa langkah yang dapat ditempuh, yaitu :
    • Perlu menekankan segi positif dari situasi ini agar dapat membangkitkan kembali semangat mereka.
    • Awalilah sesi dengan diskusi singkat tentang mengapa hanya sedikit orang yang muncul.
    • Tunjukkan apa yang dapat dicapai oleh peserta dengan keadaan ini.
    • Perkuat kembali tujuan setiap orang untuk melanjutkan diskusi.
    • Bersama seluruh peserta, sebagai kelompok, putuskan untuk menunda sampai tiba waktu yang lebih baik untuk memulai dan melaksanakan pelatihan tersebut.
  • Jika kelompok ternyata agak kecil, anda dapat bekerja dengan struktur yang lebih longgar (walaupun struktur tidak boleh diabaikan secara keseluruhan). Anda dapat lebih fleksibel dan informal dan peserta akan lebih mudah berinteraksi secara pribadi.

Sarana Kurang Menunjang Kegiatan

Dalam pelatihan partisipatif ada beberapa kebutuhan sarana yang dipandang perlu untuk disediakan guna menunjang proses belajar. Sarana tersebut pada umumnya adalah kelengkapan gedung atau ruang pelatihan, ruang diskusi kelompok, alat tulis menulis seperti misalkan Kertas Koran (Flipchart), Metaplan, Spidol, Papan Tulis, Papan Flipchart, Plagban, Overhead Projector dan lain-lain. Seringkali sarana ini telah dipersiapkan oleh pelaksana pelatihan, namun tidak menutup kemungkinan bahwa terjadi sarana yang ada kurang menunjang.
  • Sekali lagi, ada baiknya untuk mempersiapkan segala kemungkinan sejak awal, dengan mencari tahu tentang bagaimana fasilitas yang tersedia, atau lebih baik lagi, meninjau langsung ke lokasi. Jika orang lain yang mempersiapkannya, perjelas apa yang akan anda butuhkan menyangkut peralatan, ruangan, dan perabotan.
  • Jika anda melihat bahwa persiapannya belum sesuai dengan harapan anda, pertimbangkan pilihan-pilihan yang ada. Apakah perabotan dapat dipindah-pindahkan? Dapatkah anda pindah ke lokasi lain ? dan lain-lain.
  • Minta pendapat peserta tentang masalah-masalah tertentu, misalnya, tidak ada proyektor, dan lain-lain. Dapatkan agenda anda direvisi sedemikian rupa sehingga anda masih dapat mencapai tujuan pelatihan dalam keadaan seperti ini ? Jika tidak, apakah peserta masih ingin melanjutkan dengan memodifikasi rencana ?
  • Gunakan sarana yang ada semaksimal mungkin tanpa mengurangi tujuan pelatihan atau mencari pengganti sarana yang tepat, sebagaimana pepatah mengatakan "Tidak ada rotan, akarpun jadi".
Mengatasi Perasaan Sendiri
          
Sementara perasaan fasilitator biasanya tidak anda anggap sebagai suatu masalah (lebih cenderung merupakan aset: fasilitator bukan dan tidak dapat menjadi pengamat segala sesuatu yang sedang berlangsung). Ada saat-saat tertentu dimana fasilitator mungkin tergoda untuk mendominasi kelanjutan pembahasan sesuai dengan perasaan anda sendiri.
Karena posisi fasilitator lebih mempunyai kebebasan untuk berbicara dan melakukan kontrol yang lebih besar daripada peserta pelatihan, maka fasilitator harus hati-hati bahwa perasaan dan pandangan anda sendiri bukan satu-satunya yang dibahas oleh peserta pelatihan. Monitorlah diskusi untuk melihat apakah reaksi orang lain sudah ditanggapi.
Ketika seorang peserta berbicara, apakah mereka mengarahkan pendapat mereka terutama terhadap fasilitator, atau ditujukan kepada seluruh peserta ?. Fasilitator yang kurang berpengalaman sangat cenderung menjadi terlalu aktif, merasa bahwa dia harus menjawab semua kesulitan di dalam pembahasan dengan memberikan saran atau komentar. Bersabarlah dan berikan waktu sehingga masalah itu terpecahkan dengan sendirinya, sebelum anda mengambil tindakan.

Sebuah Pelatihan Tidak Berhasil
  • Ada dua hal untuk dapat melihat suatu pelatihan tidak berhasil, yaitu:
    • bila latihan tidak berjalan sebagaimana mestinya; dan
    • bila pelatihan sudah berjalan sebagaimana mestinya, tetapi peserta pelatihan kehilangan inti keseluruhan. Hal tersebut di atas dapat terjadi karena berbagai faktor; kemungkinan bahwa instruksi yang salah, partisipasi yang apatis, atau beberapa faktor luar. Dengan menyadari hal ini, anda dapat memberi pengertian kepada pelatihan.
  • Ketika anda menyadari bahwa sebuah latihan gagal, langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah:
    • Hal pertama dan sangat penting yang harus anda lakukan adalah mengakuinya.
    • Tunjukkan dimana harapan anda hilang atau terputus.
    • Cari tahu bagaimana reaksi yang lain dan diskusikan mengapa hal ini terjadi.
    • Bicarakan apa yang seharusnya dapat terjadi. Diskusi seperti ini dengan sendirinya dapat memberikan informasi yang berguna.
Jangan coba berbicara dua kali tentang cara keluar dari situasi ini atau mencari sesuatu yang berarti, padahal tidak ada. Peserta lain akan merasakan ketidakjujuran fasilitator dan dapat terpengaruh menjadi tidak jujur.
  • Bersiaplah untuk beralih ke sesuatu yang sama sekali lain. Diharapkan semua latihan yang sudah dipersiapkan tidak sama jenisnya. Tanggapan terhadap kegiatan lain mungkin sangat berbeda.
  • Ada kemungkinan peranan yang harus dimainkan oleh berbagai individu tidak dijelaskan dengan baik. Biarkan mereka melakukan apa yang paling mereka suka lakukan; usaha dan imajinasi mereka akan lebih besar dengan cara ini.
Beberapa Peserta Menimbulkan Gangguan
  • Salah satu jenis gangguannya adalah bila peserta memiliki kecenderungan untuk memotong pembicaraan dengan komentarnya sendiri, atau mengurangi apa yang sedang dilakukan oleh peserta dengan mengarahkan pembicaraan pada topik yang tidak relevan. Biasanya, jika secara diplomasi anda menunjukkan apa yang sedang terjadi, masalahnya akan terobati. Tetapi, jika interupsi terjadi secara terus-menerus, diskusi yang emosional, beberapa ukuran lain mungkin dibutuhkan. Mengusulkan ketenangan sejenak mungkin sudah cukup untuk menyejukkan kembali suasana; sehingga anda dapat meminta peserta untuk berbicara pelan-pelan. Sebuah teknik yang klasik adalah menggunakan beberapa objek, seperti uang logam, yang dijalankan dari satu pembicara ke pembicara lain, dan hanya orang yang memegang uang logam itu yang diijinkan untuk berbicara.
  • Sebuah jenis interupsi lain adalah peserta berdiri untuk ke kamar kecil, mengambil air minum, dan lain-lain, dimana, tergantung pada situasi, dapat sangat mengganggu. Dengan menjadwalkan istirahat pada sesi atau pelatihan tersebut, akan mengurangi masalah ini, kecuali bila interupsinya disebabkan oleh rasa bosan atau ketidakpuasan
Ada dua kemungkinan terjadi dalam "Harapan yang Salah", yaitu Peserta salah tafsir terhadap pelatih dan kedua adalah pelatih salah tafsir terhadap peserta pelatihan.

  • Peserta Salah Tafsir Tentang Pelatih :
    • Diasumsikan bahwa dalam perencanaan, anda sudah memahami fungsi anda dan apa yang diharapkan oleh peserta terhadap pelatih, tetapi selalu ada kemungkinan kesalahan komunikasi di dalam prosedur. Pada saat pelatih baru bertemu dan berkumpul dengan peserta dalam pelatihan, salah satu hal pertama yang harus anda lakukan adalah menjelaskan dengan baik apa peranan anda dan apa yang akan anda lakukan. Diharapkan kesalahan konsepsi pada pihak peserta atau pihak anda akan diperjelas pada saat ini, tapi tidak selamanya demikian. Harapan-harapan yang salah dapat tetap bertahan.
    • Cobalah melihat tanda-tanda adanya harapan-harapan yang salah. Apakah pertanyaan-pertanyaan yang diajukan kepada anda tidak sesuai dengan keahlian anda ? Apakah peserta selalu melihat kepada pelatih untuk minta persetujuan ? Apakah peserta bimbang dan ragu-ragu memberikan saran atau berpartisipasi ? Apakah peserta kelihatan bingung atau ragu-ragu pada apa yang dilakukan oleh pelatih ? Apakah kelihatannya fasilitator dan peserta pelatihan lain berjalan ke arah yang berlainan ? Jika ada tanda-tanda bahwa peserta mengharapkan sesuatu yang lain dari apa yang sedang diterimanya, anda harus segera mengungkapkan kecurigaan anda secara terbuka sehingga peserta dapat menjelaskan apa yang ada dipikiran mereka. Diharapkan agar peserta mau menerima sesuatu yang lain dari apa yang mereka harapkan sebelumnya, atau fasilitator dapat memodifikasi rencananya, atau keduanya.
  • Pelatih  Salah Tafsir Tentang Peserta
    Setelah bekerja dengan peserta pelatihan beberapa saat, mungkin pelatih menjadi sadar bahwa pelatih benar-benar tidak mengetahui apa yang sedang dikerjakan. Pada saat semacam ini, terdapat tiga pilihan:
    • Anda membutuhkan informasi yang lebih banyak tentang peserta pelatihan untuk meneruskan fasilitasi dalam sesi atau pelatihan tersebut. Mungkin peserta pelatihan mempunyai berbagai masalah lain dari yang anda harapkan, tapi anda perlu tahu lebih banyak tentang hal ini sebelum anda membuat rencana yang sesuai. Terbukalah tentang situasinya, karena mencari informasi yang dibutuhkan akan memerlukan waktu khusus di luar agenda, atau menunda pertemuan sampai anda selesai mempersiapkan bahan yang sesuai. Mengambil waktu khusus untuk mengumpulkan informasi tidak selalu mengurangi tujuan pelatihan. Kadang-kadang peserta dapat menerima manfaat menurut pengertiannya sendiri dengan mendefinisikan dirinya bagi pihak luar yang objektif
    • Mungkin ada saat-saat dimana anda merasa anda tidak dapat melanjutkan fasilitasi atau fungsi di dalam pelatihan tersebut dan harus mengubah peranan anda secara drastis. Dalam situasi seperti ini, tidak adil bagi keduanya bila langsung bubar atau berpura-pura bahwa tidak ada pertentangan di dalamnya. Paling baik bila menjelaskan pandangan anda dan apa yang dapat dan tidak dapat anda lakukan dengan peserta pelatihan. Jika dapat dicapai suatu penyesuaian, maka hanya dapat dilakukan melalui diskusi yang jujur dan terbuka.
    • Anda mungkin memutuskan untuk tidak mengatakan apapun juga. Kadang-kadang anda akan terkejut oleh apa yang anda dapatkan dalam pelatihan (misalnya, mereka ternyata lebih tidak teratur dan tidak terstruktur daripada yang anda harapkan), tetapi jika anda dapat melihat sendiri mengapa peserta pelatihan tersebut berbeda dari yang anda harapkan, maka ada sedikit hal yang dapat dibahas di luar waktu yang ditentukan, tentang bagaimana dan mengapa prekonsepsi anda ternyata salah. Modifikasilah rencana anda sesuai dengan situasi baru semampu anda. Situasi ini adalah salah satu yang mungkin akan anda alami cepat atau lambat karena anda tidak akan tahu benar apa yang diharapkan dari peserta pelatihan yang asing bagi anda sampai anda benar-benar bekerja dengannya.

7 hal yang tidak boleh dilakukan saat Anda melakukan Persentase


Bahan Disajikan Terlalu Sederhana / Terlalu Rumit Bagi Peserta

Jika apa yang anda katakan terlalu sederhana bagi peserta pelatihan, maka mereka akan bosan. Jika apa yang anda katakan terlalu rumit, anda akan melihat kebingungan dan pandangan kosong. Sayangnya, pandangan kosong dan rasa bosan tidak dapat dibedakan, jadi tidak selalu mudah untuk mengetahui masalah mana yang anda hadapi.
Cobalah bersifat sensitif terhadap bagaimana tanggapan peserta pelatihan terhadap bahan yang anda gunakan dan bersiaplah untuk menyesuaikannya dengan level mereka. Berikut ini adalah beberapa hal yang akan membantu anda bersiap-siaga menghadapi tingkat pemahaman peserta.
  • Sebelum melakukan latihan, tanyakan apakah peserta pelatihan sudah pernah melakukan latihan yang sama,
  • Mulailah sesi dengan menanyakan pengalaman-pengalaman peserta pelatihan sebelumnya, jika karena satu dan lain hal, anda belum mengetahuinya.
  • Sekali-sekali berhentilah dan bertanya apakah peserta mengerti apa yang anda lakukan.
  • Tetapkan istilah yang anda gunakan secara khusus, misalnya "evaluasi" atau "proses kelompok".
  • Hindari penggunaan logat tertentu.
  • Pastikan bahwa setiap orang mengikuti fasilitator. Tanggapan dari beberapa orang yang sama mungkin berarti bahwa pemahaman anggota peserta lain terlalu jauh di belakang atau terlalu jauh di depan.
  • Jika peserta berjalan mengikuti kecepatan anda, umumnya anda dapat melihatnya melalui roman wajah mereka dan melalui tingkat partisipasi mereka. Kepala yang mengangguk-angguk, pernyataan-pernyataan yang menarik, pertanyaan dan komentar, adalah tanda-tanda yang baik.
  • Jenis pertanyaan yang diajukan adalah indikator yang terbaik untuk mengetahui tingkat pemahaman mereka.
  • Peserta meminta anda mengulangi apa yang baru saja anda katakan, atau bertanya tentang istilah yang anda gunakan, adalah tanda-tanda bahwa anda berada pada tingkat yang terlalu rumit.
  • Pertanyaan-pertanyaan yang dimengerti, menunjukkan kesamaan dengan apa yang baru saja anda perkenalkan, atau hal-hal atau istilah-istilah yang belum anda gunakan, adalah tanda bahwa anda berada pada tingkat yang terlalu sederhana.
  • Jika hanya satu orang yang sulit memahami apa yang sedang terjadi, atau bingung tentang satu hal tertentu sementara anggota kelompok lain sudah puas (anda harus mengeceknya dengan kelompok untuk memastikan bahwa kesan anda benar), jangan gunakan waktu terlalu lama untuk menanggapi satu orang ketika sedang berdiskusi kelompok. Jangan mengesampingkannya, tetapi sarankan untuk berbicara lebih lanjut dengan anda pada jam istirahat atau setelah usai pertemuan, karena peserta pelatihan lain sudah siap untuk melanjutkan pembahasan

Dengan cara yang sama jangan tinggalkan peserta pelatihan terlalu jauh di belakang, sementara anda hanya terpaut pada satu atau dua orang peserta yang pengetahunannya lebih jauh ke depan dari pada peserta yang lain. Sarankan agar anggota kembali ke diskusi intinya dimana semua peserta pelatihan dapat ikut berpartisipasi.

Ada Peserta Melakukan Sesuatu yang Gila

Ada beberapa sebab mengapa seorang peserta pelatihan dapat menunjukkan emosi yang mendalam dan tidak terkontrol yang muncul secara tiba-tiba, antara lain:

  • Orang itu mungkin merasa tidak diterima,
  • Ingin tahu tentang masalah pribadi yang diungkapkan melalui pelatihan,
  • Diganggu oleh sesuatu yang dinyatakan di dalam pelatihan.

Tidak sama dengan interupsi panjang yang mungkin terjadi dan mengancam pelatihan, orang yang "aneh" tidak dapat dikesampingkan begitu saja, dipuaskan keingintahuannya, atau ditunda sampai pertemuan selesai. Karena emosi yang dinyatakan bersifat keras dan penting, maka akan mengubah seluruh atmosfir pelatihan dan meminta tanggapan secepatnya. Tentu saja masalah yang sebenarnya menimbulkan sikap emosional ini (baik gangguan psikologis yang serius ataupun gangguan sementara) tidak dapat "dipecahkan" di tempat. yang paling dibutuhkan adalah menanggulangi perasaan tersebut secepatnya.
  • Yang paling pertama diingat adalah tetap tenang. Jika fasilitatornya santai dan terkontrol, tetapi menunjukkan perhatian yang tulus, maka dibutuhkan waktu untuk menciptakan suasana pelatihan yang mendukung untuk menampung dan mengelola satu pernyataan emosional salah satu peserta, bukannya menangani sesuatu yang "darurat".
  • Peserta lain mungkin tidak merasa terancam atau takut oleh keadaan ini, mereka mungkin akan merasa simpati terhadap orang yang bersikap 'aneh' tersebut. Namun, mereka mungkin terlalu malu atau merasa tidak enak untuk menyatakan simpati mereka. Kesadaran akan dukungan dari peserta yang lain mungkin akan berguna bagi orang tersebut, dan akan membiarkan mereka merasa lebih enak.
  • Jangan menyatakan simpati dari orang lain secara terbuka, karena hal ini dapat mengakibatkan rasa malu yang lebih dalam, atau ketidaksenangan, tetapi sediakan kesempatan bagi yang lain untuk mengkomunikasikan perhatian mereka kepada individu yang bermasalah. Dengan kata lain, jangan mengambil pimpinan terhadap situasi dan mengesampingkan peserta lain. Anda harus segera menanggapi kebutuhan orang tersebut, dan membiarkan peserta lain ikut membantu. Kadangkala ada satu orang dalam pelatihan, seorang teman, atau seseorang yang memahami kebutuhan orang tersebut, yang akan lebih mampu daripada anda dalam membantu menyelesaikannya. Biarkan mereka melakukannya
  • Ini adalah satu situasi dimana perhatian anda akan lebih tertuju pada kebutuhan satu individu daripada dengan seluruh peserta. Peserta pelatihan harus mengerti jika anda keluar dari peranan anda sebagai fasilitator selama "satu menit" dan mengabaikan mereka. Anda dapat mengatakan bahwa "Perhatian saya saat ini tertuju pada Totok Hartono", kemudian alihkanlah perhatian anda khusus padanya.
  • Dalam berbicara dengan orang yang mengalami ledakan emosi, percayalah pada kata hati anda. Bagaimana sikap anda terhadapnya, apa yang anda katakan, atau apa yang tidak anda katakan adalah respons yang spontan terhadap situasi tersebut. Pada dasarnya, jangan mencoba meminimalkan masalah atau berpura-pura bahwa hal itu tidak serius. Ketahuilah bahwa orang tersebut sedang mengalami goncangan dan terimalah keadaan itu. Doronglah orang tersebut untuk mengeluarkan semua perasaannya sampai ia dapat mulai reda secara alamiah.
  • Dalam beberapa contoh pemicu ledakan emosi tersebut biasanya adalah masalah pribadi dan sebagian besar peserta tidak terlibat. Dalam hal ini, peserta harus meneruskan kegiatannya atau beristirahat, jika kejadian tersebut sudah mengakibatkan terganggunya kegiatan. Jika orang yang mengalami masalah itu ingin meninggalkan ruangan, lihat apakah ia menginginkan anda atau seorang lain untuk ikutserta.
  • Pada keadaan lain, kejadiannya akan melibatkan seluruh peserta (misalnya, jika ledakan emosi tersebut adalah hasil dari konflik yang tidak terpecahkan di dalam pelatihan, atau perasaan orang tersebut tidak diterima oleh peserta). Dalam hal ini, orang tersebut tidak boleh ditarik dari pelatihan untuk menanggulangi perasaan tersebut. Kejadiannya dapat dianggap sebagai bagian dari proses di dalam pelatihan. Peranan anda masih tetap memberikan perhatian penuh kepada yang bersangkutan (atau biarkan peserta lain melakukannya, jika hal ini lebih tepat) selama dianggap perlu. Setelah orang tersebut mulai reda, mulailah melibatkan peserta lain dalam pelatihan tersebut, dan dorong peserta tersebut untuk menganggap kejadian ini sebagai sebuah pengalaman pelatihan.
  • Pada saat tertentu, sudah waktunya untuk kembali pada fokus pertemuan. Ketika anda menilai bahwa sudah saatnya melakukan hal ini, tanya yang bersangkutan apakah ia sudah siap untuk melanjutkan pembahasan. Terimalah bahwa apa yang sudah terjadi, telah mempengaruhi pelatihan (artinya jangan bertindak seakan-akan tidak pernah terjadi apa-apa), tetapi jangan memikirkannya setelah semua berakhir. Perlakukan ledakan emosional sebagai sesuatu yang luar biasa, tetapi pelampiasan perasaan secara alamiah dan kemudian lanjutkanlah dari sini. (Jika peserta mengalami kesulitan untuk kembali ke pokok bahasan dalam keadaan ini, sebaiknya dilakukan istirahat sejenak).
  • Jika sikap aneh ini dianggap sebagai masalah pribadi dan ditangani secara terpisah dari peserta pelatihan atau terpisah dari proses pelatihan, para peserta mungkin tidak menghiraukan reaksi mereka sendiri, dan diskusi singkat tentang bagaimana pengaruhnya terhadap pelatihan ini, mungkin dibutuhkan sebelum kembali ke pokok pembicaraan.
Pelatihan
Arah Diskusi Melenceng

Kondisi ini banyak sekali ditemui dalam pelatihan yang bersifat partisipatif yang disebabkan karena terbukanya peluang bagi setiap peserta untuk terlibat di dalamnya. Bilamana menghadapi "Arah Diskusi Melenceng" tersebut, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:
  • Mencoba bersama peserta untuk melihat apa yang sudah dicapai dalam diskusi tersebut dan meminta peserta lain untuk mengingatkan "Apa tujuan yang ingin dicapai dalam diskusi tersebut".
  • Bilamana diskusi dilakukan dalam kelompok besar (seluruh peserta) fasilitator lain dapat mengingatkan untuk kembali kepada fokus atau topik diskusi dan tujuan yang hendak dicapai.
  • Menghentikan sementara waktu diskusi yang sedang berlangsung dan melakukan sedikit istirahat untuk mengurangi kebosanan, ketegangan dan memberi peluang kepada peserta untuk berfikir kembali tentang fokus dan tujuan diskusi.
7 cara Persentase yang baik
(sumber:berbagai sumber)

Comments

  1. Ada beberapa jenis pelatihan yang perlu dicoba, diantaranya forum group diskusi, in service training dan on job training. Perlu dicoba juga

    ReplyDelete

Post a Comment

POPULER POSTS

KISI KISI HANDLING OBJECTION BAGI AGEN ASURANSI

Handling objection merupakan istilah yang dipakai oleh agen asuransi yang artinya menangani keberatan.
Maksudnya begini...
Jika Anda seorang agen asuransi sedang bertemu dengan calon nasabah dan menjelaskan produk produk asuransi dengan baik dan benar sehingga disaat masa jeda Anda sudah yakin bahwa calon tersebut paham dan akan menerima tawaran Anda, namun setelah dipertimbangkan oleh calon bahwa ada hal tertentu yang menjadi keraguannya sehingga ada niat melakukan penolakan.
Versi penolakan yang dilakukan calon beraneka ragam, biasa diawali dengan beberapa pertanyaan yang mungkin meragukannya, ada juga mengalihkan pembicaraan, menolak langsung tanpa menyertakan alasannya, dan sebagainya.
Kira kira menurut Anda selaku agen asuransi, tentunya ada wawasan yang telah Anda persiapkan untuk menyakinkan kembali calon nasabah.
Berikut ini beberapa kisi kisi dari kemungkinan handling objection yang terjadi (rekomendasi buat teman agen asuransi prudenti4l, semoga bermanfaat) :
calon nasabah : "…

KISI KISI SOAL DAN JAWABAN TES CALON AGEN ASURANSI - 3

1.  Pernyataan sederhana yang menyebutkan bahwa pihak tertanggung telah melengkapi formulir permohonan dan premi termasuk dalam esensi kontrak :
      a. Tujuan legal
      b. Pertimbangan
      c. Perjanjian yang saling menguntungkan
      d. Kapasitas legal
Jawaban : B

2.   Yang menetapkan kesehatan (solvency) perusahaan merupakan tugasnya :
      a. Departemen audit
      b. Depatemen legal
      c. Depatemen keuangan
      d. Departemen aktuaria
Jawaban : D

3.    Tindakan terhadap pelanggaran peraturan industri asuransi jiwa dapat diambil oleh :
      a. Pihak tertanggung
      b. Dewan / departemen kode etik
      c. Agen
      d. Pemegang polis
Jawaban : B

4.   Prinsip kode etik meliputi hal hal berikut, kecuali :
      a. Menghindari adanya konflik kepentingan pribadi
      b. Menjalankan bisnis dengan niat baik dan integritas tinggi
      c. menghindari penyalahgunaan jabatan
      d. Menghindari surplus yang berlebihan
Jawaban : D


5.   Produksi asuransi yang berhubungan dengan investasi merupakan …

KISI KISI SOAL DAN JAWABAN TES CALON AGEN ASURANSI - 1

Bagi Anda yang ingin menjadi agen asuransi, diwajibkan untuk mengikuti ujian AAJI secara online atau kertas. Soal ujian pilihan ganda dan tidak banyak. Biasanya hasil ujian dapat diketahui setelah jam ujian selesai. Berikut beberapa soal yang dapat kami sajikan : 1.   Hal apa yang diatur dalam Law of Large Numbers       a. Memprediksi jumlah kerugian yang dapat terjadi untuk menentukan jumlah premi       b. Memprediksi jumlah premi berdasarkan nilai aset       c. Menentukan jumlah nasabah minimum untuk membuka polis       d. Menentukan jumlah kerugian yang dapat terjadi terhadap polis Jawaban : A
2.   Asuransi Dwiguna cocok untuk orang yang :       a. Memiliki uang nganggur (idle money) dan bermaksud meningkatkan kekayaannya.       b. Orang yang ingin dana pensiun.       c. Lebih memilih untuk bermain diproteksi       d. Tidak ada jawaban yang benar. Jawaban : B
3.   Polis Dwiguna mengandung unsur :       a. Tabungan dan Perlindungan       b. Tabungan dan Investasi       c. Investasi d…